"Обея бөлмесі"— бизнесте уақытты тиімді пайдаланудың жолы

Обея бөлмесі (жапон тілінде «үлкен бөлме» немесе «әскери бөлме»)  бұл — өндірісті, зерттеуді, қосымша бизнес-үрдістер мен басқаруды үнемді пайдалануға арналған, координация өткізетін немесе арнайы шешім қабылдауға арналған орын. Обея бөлмесі Кайдзен жүйесінің негізінде пайда болған. Бұл әдіс Жапон елінен бастау алып, қазіргі таңда көптеген елдің кәсіпте уақытты тиімді пайдаланудың жолын қарастыруға үлкен септігін тигізуде. Обея бөлмесінің басты мақсаты — өндірістік жоспарды іске асырудағы процесті көзбен шолу арқылы шешім табу, сондай-ақ компания  туралы мәліметтерді арнайы көрнекілік құралдары арқылы, көп сөзді қажет етпей түсіндіріп бере алуы керек.  Бұл әдісті алғашқы болып пайдаланғандардың бірі "Toyota" компаниясы болды.

Обея бөлмесінің басты шарты — компаниядағы кез-келген жоба немесе өзгерістер міндетті түрде А3 қағазына немесе басқа да көрнекілік құралдарына жазылып, жоспарлануы керек. Бөлмеге кірген менеджер немесе қызметкер талқыланғалы отырған жоба немесе өзгеріс жайында сол А3 арқылы нақты ақпарат ала білуі керек. Нәтижесінде, ұзын сөздің орнына уақытты тиімді пайдалануға мүмкіндік мол болады. Сондай-ақ, адам ақпаратты  естігеннен гөрі көру арқылы тез жаттайтынын тағы қосыңыз. 

Мәселен, философ әрі бизнес-жазушысы Майкл Балле футбол командасының жеңіске жетуі үшін арнайы "обея бөлмесі"әдісін қолдануды ұсынған:

Барлық футбол ойыншылары алаңға шығып футбол ойнағысы келеді. Егер бапкер оларды жақсылап жаттықтыратын болса,  жеңіске жететініне сенімді. Дегенмен, бұл жеңіске қол жеткіздік деген сөз емес. Футболдың мақсаты — ойыншылардың тек доптың артынан жүгіруі емес, командамен бірлікте жұмыс жасай отырып жеңіске жету. Ол үшін бас бапкер ойыннан бұрын әр ойыншымен жеке жұмыс жасау керектігін, сондай-ақ, командалық стратегияны ойластыру керектігін біледі. Ойыншылар бұл процесті қабылдағанымен, ойын кезінде әр ойыншы өз еркімен допты тебуге асығады. Яғни, командалық стратегияның жоқтығының салдары олардың жеңілуіне әкеп соғатынын түсіндіреді. 

Осы мәселені шешу үшін олар "обея бөлмесі" тәсілін қолдануды дұрыс деп есептейді. Нәтижесінде әр ойыншы жеңіске жету үшін 1аптада бір ойыншы А3 қағазына жоспар құру арқылы жеңіске жетудің жолын түсіндіру керек деп шешеді. Демек, әр ойыншы жеңіске жетудегі өз айла-тәсілін А3 қағазы арқылы, басқа команда мүшелеріне түсіндіріп, командамен жұмыс істеуге мүмкіндігі артады. 

Жаңа өнімдер немесе жұмыста орын алатын жаңа процесске байланысты барлық командалық директорлар, қызметкерлер ағымдағы жұмысқа араласуы қажет. Обея бөлмелерінде жоспарланған өзгерістерді орналастыру арқылы біз командаларды өзгерістерге дайындау үшін кедергілер мен нақты мәселелер туралы ойлауға кірісе аламыз. Бұл жоба жетекшісінің аты-жөні, жоба жоспары және мәселелерді талқылау үшін кеңістік ретінде сипатталады. 

Сондай-ақ, обея бөлмесінің келесі қағидаларының бірі компанияға келген жұмыс іздеуші болсын немесе кез-келген іскерлік кездесуге келген адам сіздің компания туралы жалпы ақпарат біле алуы керек. Ол қандай ақпарат?

Мәселен, жұмыс іздеуші компанияға келді. Басшымен кездесу үшін сыртта 5-10 минут күтіп қалды. Сол уақыт аралығында оның жан-жағындағы ақпараттарға көзі түсері сөзсіз. Сол 5-10 минут аралықта сіз өз компанияңызды танытып үлгеруіңіз керек. Обея бөлмесі әдісі арқылы сіз компанияңызды ұзақ ауыз сөзбен баяндап тұрмай-ақ ақпарат бере аласыз.

Ал енді ол ақпарат қалай болуы керек, сіздің компанияңыз туралы жақсы пікір қалыптасуы үшін обея бөлмесі қандай ұсыныстар бере алады?

Бірішіден, компанияның қай жылы құрылғаны немен айналысатыны туралы ақпарат міндетті түрде болуы керек. 

Екінші, компанияның жетістіктері. Қандай сертификаттарға ие, қандай жүлделерге ие болды дегендей. Компанияның жетістігі көп болған сайын адамдардың сіздің компанияңызға деген сенімі артады. Сондықтан, жетістіктіктердің де ойнайтын рөлі зор.

Үшінші, сіздің компанияңызда жетістікке жеткен бірегей қызметкерлер кімдер? Бұл арқылы сіз, біріншіден, өз қызметкерлеріңізді мадақтау арқылы оларды ынталандыратын болсаңыз, екінші жағынан сырттан келген адамдар компания қызметкерлері жайында да ақпарат ала алады.

 Сіз де обея бөлмесі арқылы уақытыңызды тиімді пайдаланыңыз!