Бұл жапондардың «кай» және «зен» деген сөзінен шыққан. Атап айтар болсақ, бұл өзгеріс және жақсару деген мағынаны білдіреді. Негізі жапондықтар үшін басты нәрсе – өмір сүру сапасын жақсарту.

Екінші дүниежүзілік соғыстан кейін жапон экономикасын   көтеру керек болды. Соғыстан қалжыраған халықтың әл-ауқатын жақсарту басты міндет болып саналды. Сондықтан да жапон билігі мен халқы жаңашылдыққа бет бұрды. Ал экономикадағы инновация елді,  өндірісті өрге сүйреді. Бір ғана мысал, соғыстан кейін аз уақыттан соң, жапон экономикасын алға жылжытар сала анықтала бастады. Ол машина өндірісінің жолға қойылуы еді. Атап айтар болсақ, жапондық «Тойота» әлемдік брендке айналды. Ал бұл салада ең алдымен кайдзен жүйесі пайдалана бастады. Ал оның тиімділігі неде? Бұл жүйеде көлік тетіктері мен қораптарынан бастап   көлік құрастыру дейінгі аралықтағы жұмысқа осы кайдзен жүйесі қолданылды. Мұндағы басты мақсат – тиімді жұмыс істеу арқылы шығынды барынша азайту. Бұл тіркесті басқалай айтсақ, үнемді өндірісті жолға қою және тұрақты түрде технологияны жақсартып отыру.

Әрине, Жапония мен Еуропа құрлығындағы елдердің өндірісті дамытуында ерекшеліктер бар. Атап айтар болсақ, «қарт құрлықта» орналасқан  мемлекеттерде инновация арқылы өндірісті серпінді дамыту қолға алынса, ал жапондықтар өз технологиясын тұрақты түрде жаңартып отырады. Ал кайлзен жапон принципі «5С» тікелей байланысты, атап айтар болсақ  сұрыптау,  жүйеге келтіру, таза ұстау, стандарттау және жетілдіру. Мұның ең маңыздысы мынада: жұмысты жақсарту жөніндегі барлық ұсыныстар ең алдымен қызметкерлердің өздеріне байланысты. Бұл ретте бір ғана мысал келтірелік, егер жұмыскер жұмыс істеп тұрған жерден қажетті құрылғы алыс жерде жататын болса, оны барып алып келу керек. Бірақ оған уақыт кетеді. Сол үшін не істеу керек? Мұның тиімділігі мынада: Жұмыскер екі арада жүріп сандалмайды. Ол жұмыс орнын құрылғы тұрған жерге жақындатуға күш салады. Бұл бір жағынан уақытты тиімді пайдалануға жол ашады. Компанияның жетекшісі де қызметкер айтып тұрған мәселенінің оңтайлы жағын қарастырады және жұмыскерге кайдзен жүйесі бойынша ыңғайлы өзі айтқан нұсқаны жүзеге асыруға мүмкіндік береді.

Әрине, кайдзен жүйесінің  бизнестегі маңызы зор. Негізі бизнес өндірістің дамуынан ғана тұрмайды, онда өндіріспен қатар, бухгалтерия, сервистік қызмет, тасымалдаушылармен жұмыс, тағы сол сияқты бүкіл процестерден тұрады. Егер жоғары аттары аталған саланың  бірі ақсап, ол салада олқылықтар орын жатса, онда шығын көбейеді, табыс азаяды. Сондықтан бизнесте  ұсақ-түйек деген болмайды, барлық жағы тұрақты түрде жетілдіріліп, жақсарып тұруы қажет.

Негізінен басшылар тарапынан болатын бюрократиялық әдеттер қашан да тиімсіз, ол өндірістің дамуына кедергісін тигізеді. Сондықтан кайдзен жүйесі бойынша ең алдымен проблемалар ашық талқылануы тиіс.  Сонда ғана түйінді мәселелерді шешуге жол ашылады.

Кайдзен жүйесінде артық шығыннан құтылудың тиімділігі зор. Ал шығын дегеніміз не? Ал әр нәрсеге байлоанысты.

Қозғалыс: Мысалы, керекті материал өзі тұрған орыннан алыс қашықтықта тұрса, жұмыскер оны алып келуге артық  уақытын жұмсайды.

Уақыт: Өндірісте әр процеске уақыт кетеді. Егер кімде -кім уақытын қысқартып жұмыс істей алатын болса, оның артықшылығы да басым болады.

Ақау: Егер өндірістегі олқылықтарды неғұрлым ертерек байқасаңыз, онда уақыт пен жұмсалатын қаржыны соғұрлым үнемдей аласыз.

Шектен тыс өндіру: сіз қажетті деңгейден тауарды көп өндірсеңіз және ол қоймада көбірек жатып қалатын болса, онда шығын да еселене түседі.

Кез келген кәсіпорын проблемасыз болмайды. Ал кайдзен оны шешуге барынша көмектеседі, кәсіпорындағы жұмысшыға кездескен проблема үшін айыппұл төлеу мақсат емес. Жұмысшының проблеманы болдырмау үшін жауапкершілігі күшейеді және оны сезіне алады. Нақты айтқанда, кайдзен клиентке арналған өзін-өзі жетілдіру стратегиясы. Кайдзен жүйесі бойынша кәсіпорынның бар қызметі клиенттің  қанағаттандырарлық жауапкершілік сезімін күшейтуге арналғанын айта кеткен жөн.